Virtuaalifasilitointi – Kymmenen vinkkiä etätyöpajan vetämiseen

Suvi VainioEsimiestyö, Etätyö, Moderni HRLeave a Comment

Kulunut kevät ja alkava syksy ovat olleet erilaisia kuin vuosi sitten. Moni työskentelee kotitoimistoltaan ja digitaalisia työkaluja käytetään aiempaa enemmän. Oletteko kuitenkin siirtäneet koulutuksia ja työpajoja myöhemmäksi siinä toivossa, että ne voitaisiin pitää kasvokkain? Älä pelkää virtuaalifasilitointia. Perinteisille kohtaamiselle on toki paikkansa,  mutta virtuaalifasilitoitu työpaja, koulutus tai kokous voi olla erittäin onnistunut, jopa tehokkaampi kuin perinteinen.

Poimi alta kymmenen hyväksi testaamaani vinkkiä onnistuneeseen virtuaalifasilitointiin.

1. Virtuaalifasilitoinnissa valmistautumisen merkitys korostuu

Varaa virtuaalifasilitointiin valmistautumiseen enemmän aikaa kuin normaaliin valmistautumiseen, ainakin silloin kun vedät ensimmäisiä virtuaalitilaisuuksia tai kohtaat uuden ryhmän. Ryhmän koko sanelee ajankäyttöä, millaisia virtuaalifasilitoinnin menetelmiä kannattaa hyödyntää ja kuinka paljon ryhmää on mahdollista osallistaa. Mieti tarkkaan tilaisuuden tavoite, sillä se määrittää myös käytettäviä menetelmiä. Jaatko osallistujia pienryhmiin vai työskentelevätkö kaikki samassa tilassa? Kannattaa myös kirjata osallistujien nimet itselle ylös, jolloin voit varmistua siitä, että kaikki pääsevät ääneen tavalla tai toisella. Ja ennen kaikkea, muista testata kaikki tekniikan toimivuus ja ryhmätyötilojen linkit etukäteen. Mikään ei ole ärsyttävämpää kuin toimimaton tekniikka.

2. Hyvä tilaisuus alkaa kutsusta

Kutsussa luot ensivaikutelman ja tilaisuutta koskevat odotukset. Mikä on tilaisuuden sisältö ja mitkä ovat tavoitteet? Pitääkö osallistujien valmistautua jollain tavalla etukäteen? Mitä työkaluja käytetään ja mitä osallistujilta odotetaan? Kerro, jos kaikkien tulee olla tietokoneella (eli puhelimen kautta osallistuminen ei käy) tai jos toivot kameroita pidettävän auki.

3. Panosta turvallisuuteen ja osallistamiseen

Etänä osallistujan on helppo vetäytyä hiljaisuuteen varsinkin, jos mukana on iso tai tuntematon porukka. Psykologisen turvallisuuden luominen korostuu. Ota heti alkuun osallistava harjoitus, jossa kaikki pääsevät vuorotellen ääneen tai voivat osallistua visuaalisesti tai kirjallisesti. Käy myös alussa läpi yhteiset, turvallisuutta luovat pelisäännöt. Huolehdi siitä, että kaikilla on mahdollisuus osallistua ja tulla kuulluksi eri harjoitusten kautta. Käytä myös aikaa siihen, että opastat virtuaalisten työkalujen käyttöä, mikäli ne eivät ole kaikille tuttuja.

4. Muista riittävät tauot

Koneella istuessa taukojen merkitys korostuu etenkin, jos päivän aikana on paljon kokouksia. Moni on voinut huomata istuvansa luurit päässä lähes tauotta aamusta iltapäivään. Se väsyttää ja tekee olon raskaaksi, jolloin luovuuskin kärsii. Muista taottaa työpajaa n. tunnin, max 1,5 tunnin välein. Jätä aikatauluun riittävästi väljyyttä, että taukoon on aidosti mahdollisuus! Voi olla myös hyvä idea lopettaa hieman ennen kalenteroitua aikaa, jolloin osallistujilla on mahdollisuus hieman hengähtää ennen seuraavaa tapaamista tai kokousta.

5. Jaa rohkeasti vastuuta

Mitä isompi virtuaalifasilitoinnin ryhmä, sen järkevämpi on jakaa vastuuta. Mikäli jaat osallistujia pienryhmiin, niin sovi etukäteen pienryhmien puheenjohtajat/kirjurit tai varaa aikaa siihen, että ryhmä jakaa roolit. Voit tarvita virtuaalifasilitoinnin aikana myös apua chatin seuraamiseen tai visualisointiin. Jos mahdollista, niin käytä työparia apuna työpajan suunnittelussa ja toteutuksessa.

6. Visualisointi on virtuaalisen fasilitoinnin A ja O

Käytä visualisointia virtuaalifasilitoinnin apuna niin paljon kuin mahdollista. Voit pyytää osallistujia hyödyntämään erilaista kuvamateriaalia tunnetilojen tai ajatusten ilmentäjänä. Myös käyttäjien omat piirrokset, esineet tai erilaiset taulukot, janat ja kartat auttavat asioiden esittämistä, mieleenpainumista ja ymmärtämistä.

7. Hyödynnä chattia 

Lähes kaikissa etätyökaluissa on mahdollisuus käytää chattia. Voit pyytää lisäämään virtuaalifasilitoinnin aikana kysymykset chattiin ja vastata niihin sopivassa välissä tai myöhemmin kirjallisesti. Voit myös hyödyntää chattia välikysymyksissä ja varmistaessasi, että kaikki ovat ymmärtäneet tehtävänannon, ovat paikalla tms.

8. Hyödynnä kysely- ja äänestystyökaluja virtuaalifasilitoinnissa

Äänestys on helppo luoda ja tulokset visualisoida Excelin tai Sheetsin kautta. On olemassa myös paljon erilaisia työkaluja, jossa lopputuloksesta voidaan äänestää.

9. Pidä oma kamera päällä kun fasilitoit virtuaalisesti

Puhujan näkeminen kasvattaa psykologista turvallisuutta ja luo henkilökohtaisuutta tapaamiseen. Voit myös pyytää osallistujia avaamaan omat kamerat, jos osallistujia on vähän. Asiasta on kohteliasta mainita jo kutsussa. Itselleni kävi keväällä niin, että uudessa koneessa ei toiminutkaan kamera ja olin pitkään ilman kuvayhteyttä. Tällöin ei onneksi ollut tarvetta fasilitoida, mutta osallistua virtuaalisesti eri palavereihin. Toisella puolella olevat kokevat sen epämiellyttävänä, etenkin jos heillä on kuvayhteys päällä ja huomasinkin, että moni muu vaihtoi tällöin nopeasti myös valokuvaan. 

10. Kokoa lopussa virtuaalifasilitoinnin lopputulokset ja ajatukset

Voit esimerkiksi hyödyntää erilaisia janoja tai äänestyksiä apuna ja pyytää ihmisiä antamaan arvosanan sessiolle, sen hyödyllisyydelle tai lopputulokselle.

Diwello auttaa tarvittaessa fasilitoimaan erilaisia etätilaisuuksia tai työpajoja. Ota yhteyttä!

Kuka?

Suvi Vainio

Autan organisaatioita kehittämään ihmiskeskeisiä HR- ja johtamiskäytäntöjä, halutun organisaatiokulttuurin ja sujuvoitan yritysten arkea toimimalla vuokra HR-päällikkönä tai HR-konsulttina kasvuyrityksissä.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.